FAQ: Häufige Fragen zu Kollegia

Kollegia ist ein Betriebssystem für Kompetenz. Es verbindet Produkte, Prozesse, Rollen, Kompetenzen, Personen und Nachweise zu einem durchgängigen Datenmodell — statt sechs getrennter Silos. Auf dieser Struktur arbeiten neun digitale Kollegen, die ihre jeweilige Domäne überwachen und sich melden, bevor aus einer Lücke ein Problem wird.

Kollegia ist für technische Unternehmen gebaut, in denen Kompetenz und Qualität geschäftskritisch sind. Regulierte Branchen wie Medizintechnik, Kalibrierung sowie Prüf- und Zertifizierungsdienstleistungen (TIC) profitieren besonders, weil dort Nachweispflichten gelten. Kompetenztransparenz, Vertretungsregelungen und strukturierte Einarbeitung braucht aber jedes wachsende technische Team — unabhängig von der Norm.

Kollegia ist die verbindende Ebene, die klassischen Tools fehlt. Ein LMS verwaltet Kurse, ein LIMS Proben und Messdaten, QM-Software Dokumentenstände, HR-Systeme Stammdaten — keines dieser Systeme verknüpft Rolle, Kompetenzstufe, Prozess und Nachweis miteinander. Kollegia ersetzt diese Systeme nicht, sondern schließt die Lücke dazwischen.

Nein. Kollegia verwaltet keine Proben, Messdaten oder Prüfaufträge. Es verwaltet die Kompetenz- und Nachweisseite: wer welche Tätigkeit ausführen darf, womit das belegt ist und wie lange es gültig bleibt. Kollegia läuft neben einem LIMS oder ohne eines.

Eine Kette aus sechs Gliedern: Produkte (was Sie liefern) → Prozesse (wie es entsteht) → Rollen (wer es verantwortet) → Kompetenzen (was es braucht) → Personen & Agents (wer es kann) → Nachweise (was belegt ist). Ändert sich ein Glied, wissen es alle anderen. Das ist der Unterschied zwischen einem System und einer Tool-Sammlung.

Deutsch, Englisch und Spanisch — für verteilte Teams und Standorte über Grenzen hinweg.

Nein. Abdeckung, Mindestbesetzung und Nachweisgültigkeit sind normunabhängige Betriebsfragen. Wer zusätzlich nach ISO/IEC 17025 arbeitet, findet die passenden Register und Nachweisformate auf der ISO-17025-Seite.

Ein Chatbot antwortet plausibel, weiß aber nicht, wer bei Ihnen was darf, kann oder nachweisen muss — und beschleunigt am Ende das Durcheinander. Die digitalen Kollegen arbeiten auf Ihrer Kette aus Produkten, Prozessen, Rollen und Nachweisen. Deshalb sind ihre Antworten Ihre Wahrheit, nicht Internet-Prosa. Dieselbe Struktur, die AI nützlich macht, macht Ihr Unternehmen im Übrigen auch ganz ohne AI steuerbar.

Jeder digitale Kollege besitzt eine Domäne und arbeitet auf Ihren eigenen Daten: Marco ISO 17025 und QMS, Antoine Kompetenzen und Onboarding, Lena Wissen und Normen, Lars die Prozesse. Sie melden sich, bevor aus einer Lücke ein Problem wird.

Dabei gilt in jedem Tarif dasselbe Rechtemodell: Ein Kollege darf nie mehr, als seine Rolle erlaubt — und nie mehr, als Sie selbst dürfen. Im Zweifel schreibt die AI nicht, sondern fragt nach. Jede Aktion wird im Audit-Trail protokolliert.

Anfragen an Ihre digitalen Kollegen verbrauchen AI-Credits; wie viele, hängt vom Umfang der Aufgabe ab.

Emma — Setup. Richtet Ihr System in Tagen ein, nicht in Monaten.
Antoine — Kompetenzen & Onboarding. Meldet stockende Einarbeitung.
Marco — ISO 17025 / QMS. Findet die QMS-Lücke vor dem Auditor.
Lars — Prozesse. Hält Prozesse am Laufen statt in Ordnern.
Lena — Wissen & Normen. Macht Wissen findbar, bevor es mit dem nächsten Mitarbeiter geht.
Mateo — Commercial. Verträge, NDAs und Controlling im Rhythmus.
Sofia — Organisation. Rollen und Verantwortung sauber.
Rafael — Router. Verteilt jedes Anliegen an den richtigen Spezialisten.
Angel — Supervisor. Überwacht die gesamte Flotte.

Jeder digitale Kollege arbeitet innerhalb eines definierten Rollen- und Rechtemodells: Er darf nie mehr, als seine Rolle erlaubt — und nie mehr, als Sie selbst dürfen. Im Zweifel schreibt die KI nicht, sondern fragt nach. Jede Aktion wird im Audit-Trail protokolliert. Damit bleibt der KI-Einsatz dokumentiert und nachvollziehbar — eine Anforderung, die auch der EU AI Act an den Einsatz von KI-Systemen stellt.

Die Rechte des digitalen Kollegen geschnitten mit Ihren eigenen Rechten ergeben, was passieren darf. Wechselt die Rolle, hat dieselbe Aktion einen anderen Ausgang. Ein Kollege kann also nie als Umweg dienen, um an Berechtigungen zu kommen, die die auslösende Person selbst nicht hat.

Im Zweifel schreibt die AI nicht — sie fragt. Unklare Fälle enden in einer Rückfrage an den Menschen, nicht in einem stillen Schreibvorgang.

Jede Aktion wird mit Zeitpunkt, Auslöser und ausführender Instanz protokolliert und ist gegenüber einem Begutachter nachvollziehbar.

Beides — aber schreibend nie ohne Freigabe. Sie beobachten laufend ihre Domäne und melden Veränderungen von sich aus. Für jede schreibende Aktion gilt das Rechtemodell: erlaubt, begrenzt, protokolliert — und im Zweifel als Rückfrage statt als Schreibvorgang.

Ein Schlüsselpersonen-Risiko besteht, wenn ein kritischer Prozessschritt nur von einer einzigen Person ausgeführt werden darf. Fällt diese Person aus — durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung — steht der Schritt still. Sichtbar wird das erst, wenn man Abdeckung je Prozessschritt misst statt Qualifikationen je Person.

Ein Single Point of Failure ist ein Prozessschritt, für den nur eine einzige Person nachweislich qualifiziert ist. Fällt diese Person aus, steht der Prozessschritt still. Kollegia markiert solche Schritte automatisch, sobald der Deckungsgrad auf eins sinkt.

Indem man für jeden kritischen Prozessschritt eine Mindestbesetzung festlegt und laufend gegen den Ist-Stand vergleicht. Skill Audit macht genau das: Es zeigt je Schritt, wie viele Personen ihn mit gültigem Nachweis ausführen können — und wie viele es sein müssten.

Schlüsselpersonen-Risiko sinkt, sobald für jeden kritischen Prozessschritt mindestens zwei Personen qualifiziert sind. Kollegia leitet aus dem Deckungsgrad konkrete Qualifizierungsmaßnahmen ab und priorisiert sie nach Risiko — kritische Prozessschritte zuerst.

Als Faustregel mindestens zwei mit selbstständiger Kompetenz und eine dritte in Einarbeitung. Entscheidend ist aber die Kritikalität: Ein Schritt, der den Auftragsdurchlauf blockiert, braucht mehr Deckung als einer, der sich verschieben lässt.

Eine Skillmatrix zeigt, was einzelnen Personen fehlt. Skill Audit zeigt, ob der Prozessschritt gedeckt ist. Der Unterschied entsteht dadurch, dass die Anforderung aus Produkten, Prozessen und Rollen abgeleitet wird statt frei gepflegt zu werden.

Eine Excel-Matrix zeigt Personen und Fähigkeiten nebeneinander. Der Skill Audit hängt jede Fähigkeit an einen konkreten Prozessschritt und macht dadurch sichtbar, welche Arbeit tatsächlich abgesichert ist. Statt organisierter Zufälligkeit entsteht eine lückenlose Kette von Produkt bis Nachweis.

Indem die Einarbeitung gegen die Rolle läuft und nicht neben der Person. Das Sollprofil der Rolle bleibt bestehen, wenn die Person geht — und die Nachweise der Nachfolge entstehen im Verlauf der Einarbeitung, nicht in einer Übergabewoche am Ende.

Bei einem Mitarbeiteraustritt ist in Kollegia sofort sichtbar, welche Prozessschritte betroffen sind und welche Kolleginnen und Kollegen sie nachweislich übernehmen können. SkillMatch schlägt Kandidaten mit der kleinsten Qualifikationslücke vor, sodass der Wissenstransfer vor dem letzten Arbeitstag beginnt.

Ja — genau dafür sind FlowChart und die Wissens-App gebaut. Mitarbeitende beschreiben ihren Ablauf in normaler Sprache; daraus entsteht ein dokumentierter Prozess mit Schritten, Verantwortlichen, Inputs, Outputs und Tools. Verknüpft mit Rollen, Skills und Nachweisen bleibt er ein lebender Prozess statt eines PDFs, das niemand öffnet.

Kompetenz wird in Stufen von 0 bis 3 geführt, wobei Stufe 3 selbstständige Ausführung bedeutet. Belegt wird sie durch Nachweise — Schulung, Test, Einweisung oder Ringversuch — jeweils mit Gültigkeitsdatum. Im SkillMatch bestätigen Mentoren den Ist-Stand, statt dass Mitarbeitende sich selbst einschätzen.

Sollprofil und Ist-Stand werden laufend verglichen, auch für Gültigkeiten. Eine ablaufende Qualifikation fällt Monate vorher auf, statt erst im Audit. Ist ein Nachweis abgelaufen, entfällt die daran hängende Autorisierung — eine Freigabe ohne belegten Nachweis ist nicht möglich.

Die Norm nennt keine Matrix als Format. Sie verlangt, dass Kompetenzanforderungen je Tätigkeit dokumentiert, Kompetenz überwacht und Autorisierungen belegt sind. Eine Kompetenz- oder Qualifikationsmatrix ist die in der Praxis übliche Form, diese Anforderung nachweisbar zu erfüllen — und die Form, die Begutachter erwarten.

Eine Qualifikationsmatrix nach ISO/IEC 17025 muss Rolle, Prüfverfahren, Kompetenzstufe und Freigabeberechtigung miteinander verknüpfen. Eine Excel-Tabelle leistet das nicht: Sie historisiert keine Änderungen und überwacht keine Fristen. Kollegia verbindet Rollen, Skills, Prozesse und Nachweise zu einem laufenden System — aus dem Organigramm wird eine lebende Kompetenzlandkarte mit Gültigkeiten und Freigaben.

Ein Schulungsnachweis belegt Teilnahme, ein Kompetenznachweis belegt Können. Die Norm zielt auf Letzteres: Es reicht nicht, dass jemand an einer Schulung teilgenommen hat — das Labor muss beurteilen und dokumentieren, dass die Person die Tätigkeit tatsächlich beherrscht.

Für die Momentaufnahme ja, für die Nachweisführung selten. Excel kennt keine Gültigkeiten, keine Versionshistorie und keine Verknüpfung zwischen Nachweis und Freigabeberechtigung. In der Praxis existieren mehrere Stände parallel, und vor der Begutachtung beginnt die Sammelaktion.

Kapitel 4 bis 8 sind als 32 Evidenz-Register abgebildet und den Normkapiteln zugeordnet — Struktur, Ressourcen, Prozesse und Managementsystem. Die Register sind angelegt, bevor Sie anfangen. Sie füllen sie im Betrieb, nicht vor der Begutachtung.

Ein digitaler Kollege handelt ausschließlich innerhalb der Rechte der Person, für die er arbeitet, und schreibt im Zweifel nicht, sondern fragt. Jede Aktion wird mit Zeitpunkt, Auslöser und ausführender Instanz protokolliert und ist gegenüber einem Begutachter nachvollziehbar.

Ja. Die Mechanik — Anforderung je Tätigkeit, belegter Nachweis, Gültigkeit, Autorisierung — ist normunabhängig und trägt ebenso unter ISO 9001, ISO 13485 oder internen Vorgaben. ISO/IEC 17025 ist der anspruchsvollste Fall, nicht der einzige.

ISO/IEC 17025 ist heute vollständig als Registerstruktur abgebildet. Die Mechanik ist normunabhängig gebaut, weitere Normen folgen. Wenn Sie eine bestimmte Norm brauchen, sagen Sie uns das — das fließt direkt in die Roadmap.

Ja, Export als PDF und Excel ist möglich.

Aus drei. Company OS beantwortet, wie Ihr Unternehmen Wert schafft — Produkte, Prozesse, Wissen. Organisation OS beantwortet, wer die Arbeit verantwortet — Rollen, Teams, Menschen, Befugnisse, auch AI-Agents als Belegschaft mit Rechten. Competency OS beantwortet, wer was belegt kann — Skills, Tests, Trainings, Einarbeitung, SkillMatch, Skill Audit.

Sechs Apps sind live: Skills (Team Antoine), Prozesse (Team Lars), Wissen (Team Lena), Organisation (Team Sofia), Compliance (Team Marco) und Commercial (Team Mateo). Marketing und Sales sind in Arbeit — angekündigt wird nur, was wirklich kommt.

Nein. Sie starten mit einer App oder mit allen. Jede App — heute und künftig — läuft unter demselben Rechtemodell: Befugnis-Schnittmenge, fail-closed, Audit-Trail. Ihre Governance wächst automatisch mit.

Anbindungen orientiert an SharePoint, HR-Systemen und DATEV. Eigene Agents lassen sich über das Model Context Protocol (MCP) anbinden.

Ja, Microsoft Entra SSO — Anmeldung über Ihre bestehende Unternehmens-Identität, inklusive Provisioning-Mustern.

Ja. Kollegia ist multi-tenant: Mehrere Organisationen bleiben sauber getrennt, mit einer Sandbox zum gefahrlosen Ausprobieren neben der Produktion.

Rollenbasierte Rechte plus Verarbeitungsrechte auf Datensatz-Ebene, mit Rechten bis auf Bereichsebene. Kontrolle, ohne die Organisation einzufrieren.

Die App-Mechanik ist erweiterbar gebaut, eigene Agents lassen sich über MCP anbinden. Vorschläge für neue Apps fließen direkt in die Roadmap.

Emma führt Sie durch das Setup: Grundstruktur, Produkte, Prozesse, Rollen, Skills. Bestehende Rollen, Mitarbeitendendaten und Qualifikationsmatrizen lassen sich importieren. Als Cloud-Lösung entfällt eine eigene IT-Installation. Statt monatelanger Konfiguration haben Sie in Tagen einen nutzbaren Systemzustand — und sehen Ihre erste Gap-Analyse.

In drei Schritten. Erstens: kostenlos registrieren und den eigenen Arbeitsbereich öffnen, ohne Kreditkarte. Zweitens: Emma begleitet die Einrichtung — Produkte, Prozesse, Rollen und Skills werden strukturiert, Register und Stufen sind vorkonfiguriert. Drittens: die erste Gap-Analyse zeigt, welche Kompetenzen vorhanden sind, wo Lücken bestehen und wo Risiken liegen.

Bestehende Rollen, Mitarbeitendendaten und Qualifikationsmatrizen lassen sich importieren.

Nein. Kollegia ist eine Cloud-Lösung, eine eigene Installation entfällt. Für die Anmeldung lässt sich Ihre bestehende Unternehmens-Identität über Microsoft Entra SSO nutzen.

Emma richtet ein, nicht Ihr QMB nebenbei. Register, Stufen und Rollen sind vorkonfiguriert — kein leeres Blatt. Verfahren und Sollprofile entstehen im geführten Gespräch.

AI-Credits sind die Verrechnungseinheit für alle AI-gestützten Funktionen in Kollegia — etwa Dokumentenanalysen, Skill Audits, Berichte oder Anfragen an Ihre digitalen Kollegen. Jede Aktion verbraucht je nach Umfang eine unterschiedliche Anzahl an Credits.

Zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums steht Ihr volles Monatskontingent wieder zur Verfügung. Nicht genutzte Monats-Credits werden nicht in den Folgemonat übertragen.

In den Tarifen Pro und Max buchen Sie zusätzliche Credits flexibel nach — entweder als Credit-Paket oder nutzungsbasiert über Pay-as-you-go. Verbraucht wird immer zuerst Ihr Monatskontingent; nachgebuchte Credits erst danach. Sie bleiben Ihnen auch über den laufenden Abrechnungszeitraum hinaus erhalten.

Alle Funktionen ohne AI-Bezug bleiben in jedem Fall uneingeschränkt nutzbar. Im Tarif Kostenlos ist keine Nachbuchung möglich; das Kontingent steht im Folgemonat wieder zur Verfügung.

Kostenlos umfasst die Basis-Modelle. Pro ergänzt die Standard-Modelle. Max enthält zusätzlich die Top-Modelle für besonders anspruchsvolle Analysen. Höherwertige Modelle liefern präzisere Ergebnisse bei komplexen Dokumenten und verbrauchen entsprechend mehr Credits pro Aktion.

Ja, jederzeit. Ein Wechsel wird sofort wirksam — beim Upgrade wie beim Downgrade. Der neue Tarif wird ab dem Wechsel voll berechnet. Bei einem Downgrade steht ab diesem Zeitpunkt das Monatskontingent des neuen Tarifs zur Verfügung; das höhere Kontingent des bisherigen Tarifs entfällt.

Bereits gekaufte Credit-Pakete werden in den neuen Tarif übernommen. Nur beim Wechsel in den Tarif Kostenlos ruht Ihr gekauftes Guthaben — es ist wieder nutzbar, sobald Sie erneut Pro oder Max buchen. Die Gültigkeit nachgebuchter Credits richtet sich nach unseren AGB.

Enterprise eignet sich für Organisationen mit speziellen Anforderungen — etwa individuellen Credit-Kontingenten, besonderen Sicherheits- oder Compliance-Vorgaben oder eigenen Integrationen. Wir entwickeln einen Plan, der genau auf Ihre Prozesse zugeschnitten ist, und melden uns innerhalb von 24 Stunden.

Nein. Der Tarif Kostenlos startet ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung.

Bei jährlicher Zahlung sparen Sie bis zu zwei Monate. Der Tarif Kostenlos ist auch jährlich kostenfrei.

Website und Plattform werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Alle im Betrieb verarbeiteten Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Ihre Daten liegen DSGVO-konform in Ihrem eigenen Mandanten, getrennt von anderen Organisationen. Für KI-Funktionen stehen EU-freundliche Provider-Optionen zur Verfügung — unter Ihrer eigenen Schlüssel-Governance. Microsoft Entra SSO wird unterstützt. Details zu Auftragsverarbeitung und technischen Maßnahmen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Hetzner Online GmbH für Hosting und Serverinfrastruktur mit Datenstandort Deutschland, Microsoft Ireland Operations Limited für transaktionalen E-Mail-Versand, ALL ONE für CRM- und Plattformfunktionen sowie OpenAI Ireland Ltd. für KI-gestützte Funktionen. Mit allen besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Übermittlungen in Drittländer erfolgen auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln.

Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS/TLS. Es sind technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, die Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff schützen. Mitarbeiter und Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften verpflichtet.

Jede Aktion eines digitalen Kollegen bleibt dokumentiert und nachvollziehbar — eine Anforderung, die auch der EU AI Act an den Einsatz von KI-Systemen stellt.

Kollegia wird von der Labskills GmbH mit Sitz in München entwickelt, gegründet von Shahab Houshangi und Philip Terhorst.

Die Leitung von Teams sollte nicht von Gedächtnisleistung oder Vermutungen abhängen. Wenn sich die personelle Besetzung ändert, Wissenslücken entstehen oder Arbeitsabläufe ins Stocken geraten, müssen Teamleiter genau wissen, wo sie nachschauen müssen. Kollegia ist keine weitere Tool-Ergänzung, sondern eine Methode zur Gewährleistung der Stabilität.

Per E-Mail an info@kollegia.ai, telefonisch unter +49 89 356479-38 oder über das Kontaktformular. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.