Preguntas frecuentes sobre Kollegia

Kollegia es un sistema operativo para la competencia. Conecta productos, procesos, roles, competencias, personas y evidencias en un único modelo de datos continuo — en lugar de seis silos separados. Sobre esa estructura trabajan nueve colegas digitales que supervisan su respectivo ámbito y avisan antes de que una laguna se convierta en un problema.

Kollegia está hecho para empresas técnicas en las que la competencia y la calidad son críticas para el negocio. Los sectores regulados —tecnología médica, calibración y servicios de ensayo, inspección y certificación (TIC)— se benefician especialmente, porque allí rigen obligaciones de evidencia. Pero la transparencia de competencias, los planes de sustitución y una formación inicial estructurada los necesita cualquier equipo técnico en crecimiento, con independencia de la norma.

Kollegia es la capa de conexión que les falta a las herramientas clásicas. Un LMS gestiona cursos, un LIMS muestras y datos de medición, el software de calidad versiones de documentos, los sistemas de RR. HH. datos maestros — ninguno de ellos enlaza rol, nivel de competencia, proceso y evidencia entre sí. Kollegia no sustituye esos sistemas: cierra el hueco que hay entre ellos.

No. Kollegia no gestiona muestras, datos de medición ni órdenes de ensayo. Gestiona el lado de la competencia y la evidencia: quién puede ejecutar qué actividad, con qué está acreditado y durante cuánto tiempo sigue siendo válido. Kollegia funciona junto a un LIMS o sin ninguno.

Una cadena de seis eslabones: productos (lo que usted entrega) → procesos (cómo se genera) → roles (quién responde de ello) → competencias (qué hace falta) → personas y agentes (quién sabe hacerlo) → evidencias (qué está acreditado). Si cambia un eslabón, lo saben todos los demás. Esa es la diferencia entre un sistema y una colección de herramientas.

Alemán, inglés y español — para equipos distribuidos y sedes más allá de las fronteras.

No. La cobertura, la dotación mínima y la vigencia de las evidencias son cuestiones operativas independientes de cualquier norma. Quien además trabaje conforme a ISO/IEC 17025 encontrará los registros y formatos de evidencia correspondientes en la página de ISO 17025.

Un chatbot responde de forma plausible, pero no sabe quién puede hacer qué en su empresa, quién está capacitado ni qué debe acreditar — y al final no hace más que acelerar el desorden. Los colegas digitales trabajan sobre su cadena de productos, procesos, roles y evidencias. Por eso sus respuestas son su verdad, no prosa de internet. Por lo demás, la misma estructura que hace útil a la IA hace que su empresa sea gobernable incluso sin IA.

Cada colega digital tiene su propio ámbito y trabaja sobre sus propios datos: Marco con ISO 17025 y el sistema de calidad, Antoine con competencias y onboarding, Lena con conocimiento y normas, Lars con los procesos. Avisan antes de que una laguna se convierta en un problema.

En todos los planes rige además el mismo modelo de permisos: un colega nunca puede hacer más de lo que permite su rol — ni más de lo que puede hacer usted. En caso de duda, la IA no escribe: pregunta. Cada acción queda registrada en la pista de auditoría.

Las consultas a sus colegas digitales consumen créditos de IA; cuántos, depende del alcance de la tarea.

Emma — Setup. Pone en marcha su sistema en días, no en meses.
Antoine — Competencias y onboarding. Avisa cuando la formación inicial se atasca.
Marco — ISO 17025 / calidad. Encuentra la laguna del sistema de calidad antes que el evaluador.
Lars — Procesos. Mantiene los procesos en marcha, no en carpetas.
Lena — Conocimiento y normas. Hace localizable el conocimiento antes de que se vaya con el siguiente empleado.
Mateo — Área comercial. Contratos, acuerdos de confidencialidad y control de gestión al ritmo adecuado.
Sofia — Organización. Roles y responsabilidades en orden.
Rafael — Router. Dirige cada solicitud al especialista correcto.
Angel — Supervisor. Supervisa toda la flota.

Cada colega digital trabaja dentro de un modelo definido de roles y permisos: nunca puede hacer más de lo que permite su rol — ni más de lo que puede hacer usted. En caso de duda, la IA no escribe: pregunta. Cada acción queda registrada en la pista de auditoría. Así el uso de la IA permanece documentado y trazable — un requisito que también plantea el Reglamento Europeo de IA (EU AI Act) al uso de sistemas de IA.

Los permisos del colega digital cruzados con sus propios permisos determinan lo que puede ocurrir. Si cambia el rol, la misma acción tiene otro resultado. Un colega nunca puede servir, por tanto, como atajo para obtener permisos que la persona que lo activa no tiene.

En caso de duda, la IA no escribe: pregunta. Los casos poco claros terminan en una consulta a la persona, no en una escritura silenciosa.

Cada acción queda registrada con momento, origen e instancia ejecutora, y es trazable ante un evaluador.

Ambas cosas — pero nunca escriben sin autorización. Observan su ámbito de forma continua y comunican los cambios por iniciativa propia. Para cada acción de escritura rige el modelo de permisos: permitida, limitada, registrada — y, en caso de duda, convertida en una consulta en lugar de en una escritura.

Existe riesgo de persona clave cuando un paso crítico del proceso solo puede ejecutarlo una única persona. Si esa persona falta —por enfermedad, vacaciones o baja— el paso se detiene. Eso solo se hace visible cuando se mide la cobertura por paso del proceso en lugar de las cualificaciones por persona.

Un punto único de fallo es un paso del proceso para el que solo una persona está cualificada de forma acreditada. Si esa persona falta, el paso se detiene. Kollegia marca automáticamente esos pasos en cuanto el grado de cobertura baja a uno.

Fijando para cada paso crítico del proceso una dotación mínima y comparándola de forma continua con la situación real. Skill Audit hace exactamente eso: muestra, paso a paso, cuántas personas pueden ejecutarlo con evidencia válida — y cuántas deberían poder hacerlo.

El riesgo de persona clave baja en cuanto hay al menos dos personas cualificadas para cada paso crítico del proceso. Kollegia deriva del grado de cobertura medidas concretas de cualificación y las prioriza por riesgo — primero los pasos críticos del proceso.

Como regla general, al menos dos con competencia para ejecución autónoma y una tercera en formación. Lo decisivo, sin embargo, es la criticidad: un paso que bloquea el flujo de los encargos necesita más cobertura que otro que puede aplazarse.

Una matriz de competencias muestra qué le falta a cada persona. Skill Audit muestra si el paso del proceso está cubierto. La diferencia surge porque el requisito se deriva de productos, procesos y roles en lugar de mantenerse a mano.

Una matriz en Excel muestra personas y capacidades una al lado de la otra. Skill Audit vincula cada capacidad a un paso concreto del proceso y hace visible así qué trabajo está realmente asegurado. En lugar de casualidad organizada surge una cadena sin lagunas, del producto a la evidencia.

Haciendo que la formación inicial se oriente al rol y no a la persona. El perfil objetivo del rol permanece cuando la persona se va — y las evidencias de quien la sustituye se generan a lo largo de la formación, no en una semana de traspaso al final.

Cuando un empleado se marcha, en Kollegia se ve de inmediato qué pasos del proceso quedan afectados y qué compañeras y compañeros pueden asumirlos de forma acreditada. SkillMatch propone candidatos con la menor brecha de cualificación, de modo que la transferencia de conocimiento empieza antes del último día de trabajo.

Sí — justo para eso están hechos FlowChart y la app de Conocimiento. Las personas describen su flujo de trabajo en lenguaje normal; de ahí surge un proceso documentado con pasos, responsables, entradas, salidas y herramientas. Vinculado a roles, competencias y evidencias, sigue siendo un proceso vivo en lugar de un PDF que nadie abre.

La competencia se gestiona en niveles del 0 al 3, donde el nivel 3 significa ejecución autónoma. Se acredita mediante evidencias —formación, examen, instrucción o ensayo de aptitud— cada una con su fecha de validez. En SkillMatch son los mentores quienes confirman la situación real, en lugar de que las personas se autoevalúen.

El perfil objetivo y la situación real se comparan de forma continua, también en cuanto a vigencias. Una cualificación próxima a caducar se detecta meses antes, no en la auditoría. Si una evidencia ha caducado, decae la autorización asociada — una aprobación sin evidencia acreditada no es posible.

La norma no menciona la matriz como formato. Exige que los requisitos de competencia por actividad estén documentados, que la competencia se supervise y que las autorizaciones estén acreditadas. Una matriz de competencias o cualificaciones es la forma habitual en la práctica de cumplir ese requisito de manera demostrable — y la forma que esperan los evaluadores.

Una matriz de cualificaciones según ISO/IEC 17025 debe enlazar rol, método de ensayo, nivel de competencia y autorización de aprobación. Una hoja de Excel no lo consigue: no historiza los cambios ni supervisa los plazos. Kollegia conecta roles, competencias, procesos y evidencias en un sistema vivo — el organigrama se convierte en un mapa de competencias con vigencias y autorizaciones.

Un certificado de formación acredita la asistencia; una evidencia de competencia acredita la capacidad. La norma apunta a lo segundo: no basta con que alguien haya participado en una formación — el laboratorio debe evaluar y documentar que la persona domina realmente la actividad.

Para una foto puntual sí; para la gestión de evidencias, rara vez. Excel no conoce vigencias, ni historial de versiones, ni el vínculo entre evidencia y autorización de aprobación. En la práctica conviven varias versiones en paralelo, y antes de la evaluación empieza la recopilación.

Los capítulos 4 a 8 están representados como 32 registros de evidencia y asignados a los capítulos de la norma — estructura, recursos, procesos y sistema de gestión. Los registros están creados antes de que usted empiece. Usted los rellena durante la operativa, no antes de la evaluación.

Un colega digital actúa exclusivamente dentro de los permisos de la persona para la que trabaja y, en caso de duda, no escribe: pregunta. Cada acción queda registrada con momento, origen e instancia ejecutora, y es trazable ante un evaluador.

Sí. La mecánica —requisito por actividad, evidencia acreditada, vigencia, autorización— es independiente de la norma y funciona igual bajo ISO 9001, ISO 13485 o directrices internas. ISO/IEC 17025 es el caso más exigente, no el único.

Hoy ISO/IEC 17025 está representada por completo como estructura de registros. La mecánica está construida de forma independiente de la norma, y seguirán otras. Si necesita una norma concreta, díganoslo — eso entra directamente en la hoja de ruta.

Sí, es posible exportar en PDF y Excel.

De tres. Company OS responde a cómo genera valor su empresa — productos, procesos, conocimiento. Organisation OS responde a quién responde del trabajo — roles, equipos, personas, permisos, incluidos los agentes de IA como plantilla con permisos propios. Competency OS responde a quién sabe hacer qué de forma acreditada — competencias, exámenes, formaciones, incorporación, SkillMatch, Skill Audit.

Hay seis apps en funcionamiento: Competencias (equipo de Antoine), Procesos (equipo de Lars), Conocimiento (equipo de Lena), Organización (equipo de Sofia), Compliance (equipo de Marco) y Área comercial (equipo de Mateo). Marketing y Ventas están en desarrollo — solo anunciamos lo que realmente va a llegar.

No. Puede empezar con una app o con todas. Cada app —hoy y en el futuro— funciona bajo el mismo modelo de permisos: intersección de permisos, fail-closed, pista de auditoría. Su gobernanza crece automáticamente con ellas.

Conexiones orientadas a SharePoint, sistemas de RR. HH. y DATEV. Los agentes propios pueden conectarse mediante el Model Context Protocol (MCP).

Sí, SSO con Microsoft Entra — acceso con la identidad corporativa que ya tiene, incluidos patrones de aprovisionamiento.

Sí. Kollegia es multiinquilino: varias organizaciones permanecen limpiamente separadas, con un entorno de pruebas para experimentar sin riesgo junto al entorno productivo.

Permisos basados en roles más derechos de tratamiento a nivel de registro, con permisos hasta el nivel de área. Control sin congelar la organización.

La mecánica de apps está construida para ser ampliable y los agentes propios pueden conectarse mediante MCP. Las propuestas de nuevas apps entran directamente en la hoja de ruta.

Emma le guía por la puesta en marcha: estructura básica, productos, procesos, roles, competencias. Los roles existentes, los datos de personal y las matrices de cualificación se pueden importar. Al ser una solución en la nube, no hace falta ninguna instalación propia de TI. En lugar de meses de configuración, en días tendrá un sistema utilizable — y verá su primer análisis de brechas.

En tres pasos. Primero: registrarse gratis y abrir su propio espacio de trabajo, sin tarjeta de crédito. Segundo: Emma acompaña la configuración — productos, procesos, roles y competencias se estructuran, y los registros y niveles vienen preconfigurados. Tercero: el primer análisis de brechas muestra qué competencias existen, dónde hay lagunas y dónde están los riesgos.

Los roles existentes, los datos de personal y las matrices de cualificación se pueden importar.

No. Kollegia es una solución en la nube, no hace falta ninguna instalación propia. Para el acceso puede utilizarse la identidad corporativa que ya tiene mediante SSO con Microsoft Entra.

Configura Emma, no su responsable de calidad a ratos perdidos. Registros, niveles y roles vienen preconfigurados — no es una hoja en blanco. Los procedimientos y los perfiles objetivo se definen en una conversación guiada.

Los créditos de IA son la unidad de consumo de todas las funciones asistidas por IA en Kollegia — por ejemplo, análisis de documentos, Skill Audits, informes o consultas a sus colegas digitales. Cada acción consume un número distinto de créditos según su alcance.

Al comienzo de cada periodo de facturación vuelve a estar disponible su cupo mensual completo. Los créditos mensuales no utilizados no se trasladan al mes siguiente.

En los planes Pro y Max puede recargar créditos adicionales con flexibilidad — como paquete de créditos o según uso con pago por consumo. Siempre se consume primero su cupo mensual; los créditos recargados, después. Estos se conservan incluso más allá del periodo de facturación en curso.

Todas las funciones sin IA siguen siendo utilizables sin restricciones en cualquier caso. En el plan Gratis no es posible recargar; el cupo vuelve a estar disponible al mes siguiente.

Gratis incluye los modelos básicos. Pro añade los modelos estándar. Max incluye además los modelos de gama alta para análisis especialmente exigentes. Los modelos superiores ofrecen resultados más precisos con documentos complejos y consumen, en consecuencia, más créditos por acción.

Sí, en cualquier momento. El cambio es efectivo de inmediato, tanto al subir como al bajar de plan. El nuevo plan se factura íntegramente a partir del cambio. Al bajar de plan, desde ese momento está disponible el cupo mensual del nuevo plan; el cupo mayor del plan anterior decae.

Los paquetes de créditos ya adquiridos se trasladan al nuevo plan. Solo al cambiar al plan Gratis su saldo comprado queda en pausa — vuelve a ser utilizable en cuanto contrate de nuevo Pro o Max. La validez de los créditos recargados se rige por nuestras condiciones generales.

Enterprise es adecuado para organizaciones con requisitos específicos — por ejemplo, cupos de créditos individuales, exigencias particulares de seguridad o cumplimiento, o integraciones propias. Desarrollamos un plan ajustado exactamente a sus procesos y le respondemos en un plazo de 24 horas.

No. El plan Gratis se inicia sin tarjeta de crédito y sin permanencia.

Con el pago anual ahorra hasta dos meses. El plan Gratis también es gratuito en la modalidad anual.

El sitio web y la plataforma se alojan en servidores de Hetzner Online GmbH en Alemania. Todos los datos tratados durante la operativa se almacenan en servidores situados en Alemania. Con Hetzner existe un contrato de encargo de tratamiento conforme al art. 28 del RGPD.

Sus datos se alojan conforme al RGPD en su propio inquilino, separados de otras organizaciones. Para las funciones de IA existen opciones de proveedor orientadas a la UE — bajo su propia gobernanza de claves. Se admite SSO con Microsoft Entra. Los detalles sobre el encargo de tratamiento y las medidas técnicas los encontrará en la política de privacidad.

Hetzner Online GmbH para el alojamiento y la infraestructura de servidores con ubicación de datos en Alemania, Microsoft Ireland Operations Limited para el envío de correo transaccional, ALL ONE para funciones de CRM y plataforma, y OpenAI Ireland Ltd. para las funciones asistidas por IA. Con todos ellos existe un contrato de encargo de tratamiento conforme al art. 28 del RGPD. Las transferencias a terceros países se realizan sobre la base de las cláusulas contractuales tipo de la UE.

La transmisión de datos se realiza exclusivamente cifrada mediante HTTPS/TLS. Están implantadas medidas técnicas y organizativas que protegen los datos frente a pérdida, destrucción, manipulación y acceso no autorizado. El personal y los proveedores están obligados contractualmente a cumplir la normativa de protección de datos.

Cada acción de un colega digital queda documentada y es trazable — un requisito que también plantea el Reglamento Europeo de IA (EU AI Act) al uso de sistemas de IA.

Kollegia lo desarrolla Labskills GmbH, con sede en Múnich, fundada por Shahab Houshangi y Philip Terhorst.

Dirigir equipos no debería depender de la memoria ni de las suposiciones. Cuando cambia la plantilla, aparecen lagunas de conocimiento o los flujos de trabajo se atascan, los responsables de equipo deben saber exactamente dónde mirar. Kollegia no es otra herramienta más, sino un método para garantizar la estabilidad.

Por correo electrónico a info@kollegia.ai, por teléfono en el +49 89 356479-38 o a través del formulario de contacto. Le respondemos en un plazo de 24 horas.