Su empresa incorpora colegas digitales

Actualmente Kollegia es gratuito: hasta 100 empleados, todas las funciones, sin tarjeta de crédito y sin permanencia. Incluye incorporación guiada, soporte prioritario, SSO y acceso a la API. Quien quiera apoyar económicamente la plataforma puede elegir de forma opcional el plan Supporter por 79 € al mes, con exactamente las mismas funciones. Para estructuras más grandes, definimos las necesidades y el alcance en una sesión de orientación gratuita.

Un chatbot responde cuando usted pregunta. Un colega digital tiene un área de la que es responsable —por ejemplo, contratos, justificantes o acreditaciones de competencias— y trabaja en ella de forma autónoma: usted le reenvía un correo electrónico como lo haría con un compañero, y él lo registra, lo revisa y le avisa cuando algo es importante. Las decisiones siguen siendo suyas.

Cada colega digital trabaja dentro de un modelo definido de roles y permisos: nunca puede hacer más de lo que permite su rol, ni más de lo que puede hacer usted. En caso de duda, la IA no escribe, sino que pregunta. Cada acción queda registrada en el registro de auditoría. Así, el uso de la IA queda documentado y es trazable, un requisito que también establece el Reglamento Europeo de IA (EU AI Act) para el uso de sistemas de IA.

Sus datos se almacenan en servidores ubicados en Alemania, en su propio entorno (tenant), separado del de otras organizaciones. Por defecto, las funciones de IA funcionan con proveedores europeos; los proveedores estadounidenses solo se utilizan si usted los habilita expresamente. Se admite Microsoft Entra SSO. Encontrará los detalles sobre el encargo del tratamiento y las medidas técnicas en la política de privacidad.

Kollegia está pensado para pequeñas y medianas empresas en las que la administración, el conocimiento y las cualificaciones dependen de personas concretas: oficios, estudios de ingeniería y arquitectura, empresas de servicios, producción. Los sectores regulados, como los laboratorios de ensayo o los productos sanitarios (MedTech), se benefician además en el cumplimiento de sus obligaciones de documentación. Pero cualquier empresa en crecimiento necesita colegas digitales que vigilen contratos, justificantes y competencias, independientemente de la norma.

Emma le guía en la configuración: estructura básica, productos, procesos, roles y habilidades. Los roles existentes, los datos de los empleados y las matrices de competencias se pueden importar. Al ser una solución en la nube, no requiere instalación propia de TI. En lugar de meses de configuración, en pocos días tendrá un sistema listo para usar, y su primer colega ya estará trabajando.

Cuando un empleado se va, Kollegia muestra de inmediato qué pasos del proceso se ven afectados y qué compañeros pueden asumirlos de forma acreditada. SkillMatch propone a los candidatos con la menor brecha de cualificación, de modo que la transferencia de conocimiento empiece antes del último día de trabajo.

Sí, precisamente para eso se han creado FlowChart y la app de Conocimiento. Los empleados describen su forma de trabajar en lenguaje cotidiano y, a partir de ahí, se genera un proceso documentado con pasos, responsables, entradas, salidas y herramientas. Vinculado a roles, habilidades y evidencias, se mantiene como un proceso vivo en lugar de un PDF que nadie abre.

Una matriz de competencias en Excel muestra personas y capacidades una al lado de la otra. El Skill Audit vincula cada capacidad a un paso concreto del proceso y, de este modo, hace visible qué trabajo está realmente cubierto. En lugar de suposiciones, se obtiene una cadena completa, del producto a la evidencia.

Una matriz de competencias según la ISO/IEC 17025 debe vincular entre sí el rol, el método de ensayo, el nivel de competencia y la autorización. Una hoja de Excel no lo consigue: no guarda el historial de cambios ni supervisa plazos. Kollegia conecta roles, habilidades, procesos y evidencias en un sistema en funcionamiento: el organigrama se convierte en un mapa de competencias vivo, con vigencias y autorizaciones.

Un punto único de fallo (single point of failure) es un paso del proceso para el que solo una persona está cualificada de forma acreditada. Si esa persona falta, el paso del proceso se detiene. Kollegia marca automáticamente estos pasos en cuanto el grado de cobertura baja a uno.

El riesgo de depender de personas clave disminuye en cuanto hay al menos dos personas cualificadas para cada paso crítico del proceso. A partir del grado de cobertura, Kollegia define medidas de cualificación concretas y las prioriza según el riesgo: primero los pasos críticos del proceso.

Kollegia es la capa de conexión que les falta a las herramientas clásicas. Un LMS gestiona cursos, un LIMS gestiona muestras y datos de medición, el software de gestión de la calidad gestiona versiones de documentos y los sistemas de RR. HH. gestionan datos maestros, pero ninguno de ellos vincula rol, nivel de competencia, proceso y evidencia. Kollegia no sustituye estos sistemas, sino que cubre el hueco que queda entre ellos.