Ihr Unternehmen bekommt digitale Professionals

Kollegia ist aktuell kostenlos — bis zu 100 Mitarbeitende, alle Funktionen, ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. Enthalten sind Onboarding, Priority Support, SSO und API-Zugriff. Wer die Plattform finanziell unterstützen möchte, kann optional den Supporter-Plan für 79 € pro Monat wählen — mit identischem Funktionsumfang. Für größere Strukturen klären wir Bedarf und Umfang im kostenlosen Orientierungsgespräch.

Ein Chatbot antwortet, wenn Sie fragen. Ein digitaler Kollege hat einen Bereich, für den er zuständig ist — etwa Verträge, Belege oder Kompetenznachweise — und arbeitet darin selbstständig: Sie leiten ihm eine E-Mail weiter wie einem Kollegen, er erfasst, prüft und meldet sich, wenn etwas wichtig wird. Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Jeder digitale Kollege arbeitet innerhalb eines definierten Rollen- und Rechtemodells: Er darf nie mehr, als seine Rolle erlaubt — und nie mehr, als Sie selbst dürfen. Im Zweifel schreibt die KI nicht, sondern fragt nach. Jede Aktion wird im Audit-Trail protokolliert. Damit bleibt der KI-Einsatz dokumentiert und nachvollziehbar — eine Anforderung, die auch der EU AI Act an den Einsatz von KI-Systemen stellt.

Ihre Daten liegen auf Servern in Deutschland, in Ihrem eigenen Mandanten, getrennt von anderen Organisationen. KI-Funktionen laufen standardmäßig über europäische Anbieter — US-Anbieter nur, wenn Sie das ausdrücklich freischalten. Microsoft Entra SSO wird unterstützt. Details zu Auftragsverarbeitung und technischen Maßnahmen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Kollegia ist für kleine und mittlere Unternehmen gebaut, in denen Verwaltung, Wissen und Qualifikationen an einzelnen Menschen hängen — Handwerk, Planungsbüros, Dienstleister, Produktion. Regulierte Branchen wie Prüflabore oder Medizintechnik profitieren zusätzlich von den Nachweispflichten. Digitale Kollegen, die Verträge, Belege und Kompetenzen im Blick behalten, braucht aber jeder wachsende Betrieb — unabhängig von der Norm.

Emma führt Sie durch das Setup: Grundstruktur, Produkte, Prozesse, Rollen, Skills. Bestehende Rollen, Mitarbeitendendaten und Qualifikationsmatrizen lassen sich importieren. Als Cloud-Lösung entfällt eine eigene IT-Installation. Statt monatelanger Konfiguration haben Sie in Tagen einen nutzbaren Systemzustand — und Ihr erster Kollege arbeitet.

Bei einem Mitarbeiteraustritt ist in Kollegia sofort sichtbar, welche Prozessschritte betroffen sind und welche Kolleginnen und Kollegen sie nachweislich übernehmen können. SkillMatch schlägt Kandidaten mit der kleinsten Qualifikationslücke vor, sodass der Wissenstransfer vor dem letzten Arbeitstag beginnt.

Ja — genau dafür sind FlowChart und die Wissens-App gebaut. Mitarbeitende beschreiben ihren Ablauf in normaler Sprache; daraus entsteht ein dokumentierter Prozess mit Schritten, Verantwortlichen, Inputs, Outputs und Tools. Verknüpft mit Rollen, Skills und Nachweisen bleibt er ein lebender Prozess statt eines PDFs, das niemand öffnet.

Eine Excel-Matrix zeigt Personen und Fähigkeiten nebeneinander. Der Skill Audit hängt jede Fähigkeit an einen konkreten Prozessschritt und macht dadurch sichtbar, welche Arbeit tatsächlich abgesichert ist. Statt organisierter Zufälligkeit entsteht eine lückenlose Kette von Produkt bis Nachweis.

Eine Qualifikationsmatrix nach ISO/IEC 17025 muss Rolle, Prüfverfahren, Kompetenzstufe und Freigabeberechtigung miteinander verknüpfen. Eine Excel-Tabelle leistet das nicht: Sie historisiert keine Änderungen und überwacht keine Fristen. Kollegia verbindet Rollen, Skills, Prozesse und Nachweise zu einem laufenden System — aus dem Organigramm wird eine lebende Kompetenzlandkarte mit Gültigkeiten und Freigaben.

Ein Single Point of Failure ist ein Prozessschritt, für den nur eine einzige Person nachweislich qualifiziert ist. Fällt diese Person aus, steht der Prozessschritt still. Kollegia markiert solche Schritte automatisch, sobald der Deckungsgrad auf eins sinkt.

Schlüsselpersonen-Risiko sinkt, sobald für jeden kritischen Prozessschritt mindestens zwei Personen qualifiziert sind. Kollegia leitet aus dem Deckungsgrad konkrete Qualifizierungsmaßnahmen ab und priorisiert sie nach Risiko — kritische Prozessschritte zuerst.

Kollegia ist die verbindende Ebene, die klassischen Tools fehlt. Ein LMS verwaltet Kurse, ein LIMS Proben und Messdaten, QM-Software Dokumentenstände, HR-Systeme Stammdaten — keines dieser Systeme verknüpft Rolle, Kompetenzstufe, Prozess und Nachweis miteinander. Kollegia ersetzt diese Systeme nicht, sondern schließt die Lücke dazwischen.